Algemene voorwaarden: niet sexy, maar wel erg belangrijk!
Navraag bij ondernemers leert ons dat er over het algemeen weinig aandacht wordt besteed aan algemene voorwaarden: algemene voorwaarden worden in de regel één keer opgesteld, waarna ondernemers er geen omkijken meer naar hebben. Algemene voorwaarden zijn gewoon niet sexy. Algemene voorwaarden zijn daarentegen wel erg belangrijk: u kunt een beperking opnemen van aansprakelijkheid alsmede regels omtrent (fatale) betalingstermijnen, annulering en opzegging van de overeenkomst, boetes etc.
Valkuilen
Een vaak voorkomende valkuil bij het gebruiken van algemene voorwaarden is dat de algemene voorwaarden helemaal niet van toepassing blijken te zijn. Algemene voorwaarden gelden namelijk niet “automatisch”. Om een beroep te kunnen doen op algemene voorwaarden dienen de voorwaarden op correcte wijze van toepassing te worden verklaard. Vervolgens is het van belang dat aan de wederpartij een redelijke mogelijkheid geboden wordt om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit precies in zijn werk gaat.
Toepasselijkheid
Algemene voorwaarden zijn van toepassing als de gebruiker (degene die de algemene voorwaarden hanteert) zijn algemene voorwaarden aanbiedt en de wederpartij deze voorwaarden (impliciet of expliciet) accepteert. Door aanbod en aanvaarding worden de algemene voorwaarden dan onderdeel van de overeenkomst.
Aanbod: Het aanbieden van algemene voorwaarden dient ten tijde van het sluiten van de overeenkomst te gebeuren, bijvoorbeeld door verwijzing naar de algemene voorwaarden op aanbiedingen/offertes, orderbevestigingen of in de overeenkomst zelf. Indien pas op de factuur voor het eerst wordt verwezen naar de algemene voorwaarden, dan is dit te laat.
Aanvaarding: Als de wederpartij niet protesteert tegen de algemene voorwaarden, dan wordt de wederpartij geacht de gelding van de algemene voorwaarden te hebben aanvaard. Algemene voorwaarden dienen dus uitdrukkelijk van de hand gewezen te worden door de wederpartij als de wederpartij niet aan die algemene voorwaarden gebonden wil worden.
Battle of forms: Als beide partijen voor het sluiten van een overeenkomst naar eigen algemene voorwaarden verwijzen en elkaars voorwaarden van de hand blijven wijzen, dan bestaat er geen overeenstemming over de algemene voorwaarden. Een uitdrukkelijke afwijzing van de voorwaarden van de wederpartij onder verwijzing naar de eigen voorwaarden wordt juridisch gezien als het doen van een nieuw aanbod. En zonder uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding van dat nieuwe aanbod is er geen overeenstemming. Mochten partijen in dat geval toch tot overeenstemming over de algemene voorwaarden willen komen, dan dient er onderhandeld te worden over de toepasselijkheid van (een van de twee) algemene voorwaarden.
Informatieverplichting
Naast de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden, moet de gebruiker van de algemene voorwaarden de wederpartij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst een mogelijkheid bieden om kennis te kunnen nemen van de algemene voorwaarden. Dit wordt ook wel de informatieplicht genoemd.
Aan de informatieplicht wordt voldaan als de algemene voorwaarden aan de wederpartij ter hand worden gesteld. Denk hierbij aan het meesturen van een kopie van de algemene voorwaarden bij de aanbiedingen/offertes, orderbevestigingen of de overeenkomst.
Indien niet is voldaan aan de informatieplicht, dan kunnen de toepasselijke algemene voorwaarden (geheel of gedeeltelijk) worden vernietigd door de wederpartij. Een partij moet immers in de gelegenheid zijn gesteld om de algemene voorwaarden op hun inhoud te beoordelen.
Tot slot
Mocht u meer willen weten over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden en de informatieverplichting, neem dan gerust contact op met één van de specialisten bij TRC op het gebied van algemene voorwaarden. Wij kunnen u ook assisteren bij het opstellen van algemene voorwaarden.
