Verval vakantiedagen: Werkgevers waarschuw uw werknemers op tijd!

In maart 2021 schreef ik een artikel waarin ik aandacht besteedde aan het verval van vakantiedagen. Ik wees er toen op dat vakantiedagen alleen vervallen als u als werkgever uw werknemer tijdig waarschuwt dat de wettelijke vakantiedagen zullen komen te vervallen.

Wettelijke vakantiedagen

Wettelijk gezien hebben werknemers recht op vakantie voor de duur van vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week. Anders gezegd, wettelijk gezien heeft iedereen recht op vier weken vakantie. Deze dagen worden aangeduid als de wettelijke vakantiedagen en voor die dagen geldt dat deze vervallen per 1 juli van het jaar volgend in het jaar waarin de dagen zijn opgebouwd. De vakantiedagen die zijn opgebouwd in 2021 vervallen dus per 1 juli 2022.

Bovenwettelijke vakantiedagen

Veel werknemers hebben nog wat extra vakantiedagen. Dat zijn de bovenwettelijke vakantiedagen. Deze vervallen niet na zes maanden maar deze verjaren vijf jaren na het jaar waarin deze zijn opgebouwd. De bovenwettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd in 2021 verjaren dus op 1 januari 2026. Verjaring van de vakantiedagen kan overigens door een werknemer worden gestuit, waardoor een nieuwe verjaringstermijn gaat lopen.

Verval van de wettelijke vakantiedagen kan niet worden gestuit; maar betekent dit dan ook dat deze vakantiedagen dus per definitie op 1 juli vervallen? Nee, dat is niet het geval!

Uitspraak Gerechtshof Den Haag

Het Gerechtshof Den Haag heeft dit in een uitspraak van eind 2021 nog maar eens bevestigd en wel in een zaak waarin een advocaat in loondienst 251,25 opgebouwde maar niet genoten vakantiedagen had opgebouwd. De arbeidsovereenkomst met de advocaat was door de kantonrechter ontbonden en in hoger beroep speelde onder andere de vraag of alle openstaande vakantiedagen dienden te worden uitbetaald. De werknemer had daarom verzocht. De werkgever bepleitte echter dat de wettelijke dagen uit de voorgaande jaren allemaal waren vervallen.

Het Gerechtshof verwijst in haar uitspraak naar het Max Planck-arrest van het Hof van Justitie waarin het Hof van Justitie heeft bepaald dat een werkgever gehouden is om er concreet en in alle transparantie voor te zorgen dat werknemers daadwerkelijk de mogelijkheid hebben om hun jaarlijkse vakantie met behoud van loon op te nemen, en er zo nodig formeel toe aan te zetten dat te doen. Daarbij dient de werkgever de werknemer erover te informeren - op precieze wijze en tijdig, zodat die vakantie betrokkenen nog de rust en ontspanning kan bieden waaraan zij wordt geacht bij te dragen- dat de werknemer de vakantiedagen zal verliezen na het verstrijken van de zes maanden in het volgende jaar. De bewijslast hiervan -dus van het tijdig informeren en formeel aanzetten tot het nemen van vakantie- ligt bij de werkgever.

werkgever moet bewijs leveren

Als u als werkgever niet kunt bewijzen alle zorgvuldigheid te hebben betracht die nodig is om de werknemer daadwerkelijk in staat te stellen de jaarlijkse vakantie waarop deze recht had met behoud van loon op te nemen, zal worden geoordeeld dat de vakantiedagen niet zijn vervallen en dus nog kunnen worden genoten óf bij einde dienstverband moeten worden uitbetaald.

Als u als werkgever het bewijs wél kunt leveren, zodat de werknemer kennelijk welbewust en met volledige kennis van de eraan verbonden gevolgen zijn jaarlijkse vakantie met behoud van loon niet heeft opgenomen nadat hij in de gelegenheid was gesteld om zijn recht daarop daadwerkelijk uit te oefenen, zullen de wettelijke vakantiedagen wel komen te vervallen.

Zorg- en informatieplicht

Op u als werkgever rust jegens de werknemer dus een vergaande zorg- en daarmee samenhangende informatieverplichting, zodat de werknemer daadwerkelijk gebruik kan maken van het recht op jaarlijkse vakantie met behoud van loon. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de werknemers daadwerkelijk in staat zijn vakantie op te nemen en hen dus tijdig informeren dat niet-opgenomen vakantiedagen dreigen te vervallen.

Zorg er dus voor dat u nagaat of uw werknemers hun wettelijke vakantiedagen tijdig op nemen en indien dan nog niet gebeurd is, zorg er dan voor dat dat alsnog zo spoedig mogelijk wel gebeurd! Maak hierover afspraken met uw werknemers en ben duidelijk dat u van de werknemers verwacht dat zij vakantie opnemen zodat zij de rust krijgen die zij nodig hebben en verdienen.

UPDATE: juli 2023

Inmiddels is deze zaak ook door de Hoge Raad behandeld. De Hoge Raad heeft bevestigd dat de zorg- en informatieverplichting van de werkgever ver reikt en dat het aan de werkgever is om aan te tonen dat een werknemer daadwerkelijk in staat is gesteld om vakantie te genieten.

De Hoge Raad verwijst daarbij naar meer recente jurisprudentie van het Hof van Justitie (HvJEU 22 september 2022, zaak C-120/21, ECLI:EU:C:2022:718 (LB), punt 57) waarin is geoordeeld dat Europese regelgeving zich verzet tegen nationale regelgeving op grond waarvan het recht op jaarlijkse vakantie met behoud van loon dat een werknemer over een referentieperiode heeft verworven, verjaart aan het einde van een periode van drie jaar die begint te lopen aan het einde van het jaar waarin dit recht is ontstaan, wanneer de werkgever de werknemer niet daadwerkelijk in staat heeft gesteld om dit recht uit te oefenen.

Er kan redelijkerwijs geen twijfel over bestaan dat hetzelfde geldt voor een verjaringstermijn van vijf jaar zoals wij die in Nederland kennen. De Hoge Raad bevestigt hiermee dat het oordeel van het Gerechtshof juist is. 

Vragen?

Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op met één van onze arbeidsrechtspecialisten.